Лицензия СБИС предоставляет возможность подписания электронных документов всего в несколько кликов. Все документы в системе организованы по отдельным разделам для удобства пользователей.
Внешний вид и функции электронного документа
Внешний вид электронного документа, предоставляемого СБИС, полностью аналогичен бумажному варианту. Он содержит стандартные поля и табличную часть. Если документ электронно подписан, в нижнем правом углу присутствует так называемый «синий штамп», содержащий техническую информацию об электронных подписях. Статус подписания документа можно проверить по иконкам штампов — при наведении курсора на них появляется необходимая информация.
Процесс подписания и отправки документов в СБИС
После проверки всей информации для подписания документа, пользователю необходимо нажать кнопку «Утверждение», и подписанный документ будет отправлен контрагенту.
Уникальные возможности отправки документов
- Отправка документов пакетами: система позволяет отправлять не по одному документу, а сразу пакетами. В пакете может содержаться до 20 документов, однако ограничение существует для счетов-фактур и универсальных передаточных документов — таких может быть не больше одного на пакет.
- Добавление дополнительных документов: к основным документам можно прикрепить дополнительные, такие как акт приемки и уведомления об отгрузке. Такая функциональность позволяет сэкономить на отправке всех документов по одной сделке.
Создание и интеграция документов в СБИС
СБИС обладает функциональностью создания документов вручную. Для этого достаточно нажать на кнопку «Создать», выбрать тип документа, ввести данные о контрагенте и выбрать нужные номенклатуры. В случае использования другой учетной системы, такой как 1С или САП, система поддерживает загрузку файлов с компьютера, сканирование первичных документов и интеграцию с этими системами.
Поддержка различных форматов документов
Список документов и справочников, доступных для выгрузки, можно увидеть в разделе «База знаний». В стандартной 1С-бухгалтерии, например, можно выгрузить следующие данные:
- Документ №1
- Справочник №2
- и т.д.
Преимущества перехода на электронные документы
Переход на электронный документооборот позволяет значительно сократить время обработки документов и сэкономить средства компании за счет уменьшения расходов на расходники. Кроме того, с каждым годом количество компаний, применяющих электронный документооборот, неизменно растет, что подтверждает актуальность и эффективность данного подхода.